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管理者一定要培养书面表达能力

很多人喜欢通过聊天(面谈、电话、微信等)沟通工作,而非常讨厌用正式的书面表达方式(通知、函、文档、电子邮件、OA等)。

他们觉得邮件、文档等书面沟通非常低效。

但是深究其原因,往往是因为缺乏深入的、系统思考的能力。

因为他们不善于对事情一开始进行全面的思考,所以没有办法一次性完整的描述自己的想法。

让他自己独立地、系统性地、不带歧义地描述自己的想法,他做不到。即便要求他写东西,写出来也是非常口语化的表达,往往是一些零碎的话,就跟微信聊天一样。

他们在描述事情的时候,常常忘了讲时间、地点或人物,或者不讲目标、目的,背景信息不交代,或者只站在自己角度,不考虑对方能否理解。

或者在书面表达中会使用大量口语化表达,这些表达在当面沟通的时候,可以通过语气语调、神态、肢体、现场演示、共同经验等补足,但在书面上就会产生大量模糊和歧义。

这导致他需要通过零碎的、具体的聊天,要通过别人的提问、讨论、疑问,才能把自己的想法完整地表述出来。别人需要一而再再而三地多次追问,才能慢慢地把前因后果,全部“掏出来”。如果是通过邮件来往,就会导致这个“追问”的过程持续很久。

所以他们会觉得邮件、文档等书面沟通非常低效,而觉得聊天、电话、微信非常高效。

因为这些聊天的场景中,可以边聊边产生想法。在你问我答的过程中,通过别人因为听不懂而发出的追问,把自己的思路慢慢整理出来。

这种情况下,不怎么需要他思考,而是让对方帮他梳理想法。

 

但是,对于接受信息的对方来说,聊天的沟通就非常低效了。

第一,耗时间。

你自己思考30分钟,给我写个邮件,我花3分钟看完,两个人一共消耗33分钟。

你通过微信聊天拉着我跟你一起思考,聊了30分钟,两个人一共消耗60分钟。如果是一大堆人陪着你一起,那耗费的时间就更多了。

第二,不方便。

我每次要回忆这次沟通的成果,都需要前前后后把聊天记录整理一下,才能在其中找到若干条可以视为沟通成果的对话。

每次回忆都要重复这个过程,以至于有时候不得不自己对某次微信沟通做一个非正式的会议纪要。

第三,不严谨。

这种非正式的聊天沟通,往往会留下很多模糊的歧义,聊的东西通常都是零散的。

如果对方也不善于归纳、总结,或者不习惯追问、确认,就会导致双方的沟通漏洞非常多。

 

所以对于管理者来说,必须要培养自己书面表达的能力。

这不仅能改善、提升组织沟通效率。更加重要的原因,是为了锻炼管理者的思维。

书面表达,逼着一个管理者必须独立思考,而不是通过他人推动思考;必须全盘思考,而不是碎片化思考;必须严谨表达,而不是模糊、随意。

也有助于管理者结构化思考和表达,有助于整理思维中的逻辑。因为口语表达速度很快,前后语义容易混淆,所以逻辑错误、矛盾不太容易呈现出来。但书面表达速度较慢,轨迹清晰,一旦出现逻辑矛盾和逻辑错误,比较容易发现。

这些方面作为执行者的员工不是非常重要,但作为管理者,恰恰是非常关键的点。

尤其是在现实当中,绝大部分人都习惯非正式表达,而缺乏书面表达能力。

所以管理者特别要针对、刻意地练自己的书面表达能力。

 

当然,现场讨论、电话、微信、邮件、文档,各自有各自的应用场景。

比如紧急的事项沟通,就不能靠邮件来沟通。很多施工项目经理一天要打上百个电话,沟通各种具体的、琐碎的、紧急的事项,这些是不可能用邮件的,甚至不能用微信。

比如有些决策,必须经过多方、多轮的讨论才能得出结论,最好就召开会议,而不能发邮件,否则可能要来来回回写几十上百封邮件才能有结果。

比如有些临时的一次性通知、信息,通过微信群沟通是最高效的。

比如想非正式地聊一些事情,引导、指导员工的想法,那通过微信私聊是最合适的。

所以说,邮件、函件、文档的沟通,也是要看场景、看目的的,而不是任何沟通都用书面方式。管理者应该加重锻炼自己的书面表达能力,但不要走进另一个极端。

 

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