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组织管理想提升,就必须多发邮件少群聊

一说到邮件,很多人想到的可能是外企模式,也有人问过“为什么外国把邮件当微信一样发?”

国内的职场,微信,或者其他的长得和微信差不多但是挂名“职场专用”的聊天软件(钉钉飞书企微乃至QQ或者内部软件)用的更多。

聊天软件,核心在「聊」,对应的是「说」;

邮件软件,核心在「信」,对应的是「写」。

天差地别。

实际上,邮件是提升管理水平的一个重要表现。而管理的提升,对于公司全体都有好处。

 

一、对中层的好处

中层管理者,最怕背锅。

本质上,做事儿就有风险,风险就有概率出事儿,出事儿总要有人背锅,邮件能明确到底是谁的责任。

邮件的第一作用,是留下中心化的记录来规避风险。哪怕是企业里面没有人用邮件,但是“邮件思维”,也一定要带上。

 

2016年希拉里和川普巅峰对决,维基解密网站公布了19252封绝密邮件,显示希拉里暗中勾结民主党高层打击同党竞选人,丑化抹黑他人。

希拉里辩解说:这是俄罗斯特工的泄露,川普勾结外国特工!

为什么,希拉里不说这邮件是假的呢?是PS的呢?是两个假号发的呢?

这就涉及到邮件的一个特性:邮件记录几乎无法篡改。

所以邮件证据,在职场当中可是神兵利器。职场打架可不是街头骂架,要有真凭实据。

 

邮件第二个特点,就是搜索起来特别快。

外企跨国会议的时候经常会出现这样一幕:

项目推进很久了,印度那边突然要改其中一项内容,大老板听到就不爽,都一个多月的东西怎么最后时候还来变。

好,印度式甩锅出现了,说一个月前就说有这项变动了;半个月前就给其他国家的同事沟通了;你们不知道,一定是你们自己理解上的问题。

印度人在跨国企业还贼抱团,印度小老板立马跳出来说,就是就是,早打招呼了。

这时候,比拼的就是翻找和整理证据的速度。

聊天证据往往分散在不同的沟通对接过程中,截图都累死人。截图之后还要梳理顺序,找到逻辑,万一对方说你截图不全,断章取义,又要回去补充一番。

这也是为什么娱乐圈爆个瓜,总要有人来当课代表整理各方言论的原因:太难梳理了。

如果等会议之后再拿证据出来,黄花菜都凉了,事后找补反而容易留下「流程不清、思路不明、事后找借口」的印象。

这时候就要立马喊出不对,我这边有证据,而且立马能呈现出来才行,不然就会被印度人最拿手的「指鹿为马」战术绕进去。

只有邮件,才能立马呈现所有证据,以主题查看也行,以关键词搜索也行,以时间陈列也行,明明白白,清清楚楚,高度聚合,撒谎无所遁形。

 

邮件第三个好处,就是哪怕是对方不承认,说自己没看到,也不怕。

这涉及到邮件产生的职场潜规则:只要邮件发了,默认就是收到了看到了。

因为邮件不像聊天,没有大量不相关信息干扰。一封邮件就是一个主题,清清楚楚在那里。

如果不查看工作邮件,基本相当于不上班,这个责任是逃不掉的。

这也让常见的「群里信息太多没看到就是不知道」的甩锅手法失效。

国外企业也有企业级的聊天工具,比如slack,但是重要的事情,依然是走邮件,就是为了留下清晰而且可以快速查询的证据。

不一定是为了挖坑,但肯定是可以保护自己嘛,职场如战场,被漫天乱飞的流矢射中的人太多了。

 

如果说留证据是被动型防守,那邮件的「抄送」功能,就是带有主动性质的战术布局。

邮件有个聊天工具很难做到的点,就是抄送。

在聊天工具里面让大家来围观,那要各种拉人,很麻烦。而且拉一堆人进来看你们两吵架,谁都没这个好心情。你句句觉得自己说得好有道理,但在外人看来,你们就是在吵架,谁也不是好东西。

而邮件,根本无需拉群,就能抄送一群人,你的领导,对方的领导,隔壁业务相关的同事,都行。围观的力量,有时候是很强大的。

「抄送」功能,用大白话来说就是告诉对方:这事不需要你负责,不需要你动手,但请你知悉,麻烦你做个见证。

这时候,言辞甚至都不需要激烈,大家就知道啥意思:

“As discussed……根据我们上次讨论……”,潜台词是你丫怎么说话不算话。

“To follow-up……我来跟进一下项目进展……”,意思是说你丫怎么还没开动。

工作做得好,抄送要抄巧,工作要出彩,抄送不能甩。

如果说抄送功能还显得光明正大,双方都能看到抄送了谁,那邮件的第三个功能,就堪称是职场暗器,那就是「密件抄送(密送)」。

因为对方看不到,你牵连进来了多少人。

如果以为没有大领导看着,就敢胡说八道,满嘴跑火车,却不知道对方早已把邮件密送给了大老板,到头来搬起石头砸自己的脚。

 

二、对基层的好处

在国内,对效率的极致追求,对规范管理的刻意弱化,其实是管理者故意为之,让他们可以更好的控制员工。

邮件,利于员工;聊天,利于管理者。

 

邮件对员工的好处,第一个层面,在于时间的把控。

很多时候邮件不需要立马处理,可以形成一个缓冲空间,对整块工作的时间进行保护。

这其实很重要。

现在绝大部分的工作,要做到出彩,都需要精心创造或者深入思考。

这时候,最怕的,是被打断。

一个你原本擅长的事情,在执行过程中被不断打断,你会崩溃,然后发火,最后摆烂。

邮件形成的缓冲空间,对整块工作时间进行保护,信息收到了,任务在那儿了,自己慢慢来处理。

这不是降低工作效率,反而是形成了一个类似于课表的制度,不用随时在群里面回复”收到“,也不用被聊天提示音弄得精神紧张。

没有频繁的打扰,一个更适合员工高效率输出的时间缓冲层就形成了,本质上更有利于整体效率的提高。

而对于管理者来说,这就很不舒服,没了自己说个话里面有人捧场的快乐,没有“收到收到收到、鼓掌鼓掌鼓掌”的及时反馈,一呼百应、身边人都围着自己打转的装X质感就消失了,体验很不好。

 

第二个层面,是能明确工作和生活的界限。

大部分人的聊天工具都是亲戚、朋友、发小在,领导、同事也在,很混搭;

而邮件,尤其是公司邮件,那就是清一色的同事关系,来的都是活儿,发的都是事儿。

聊天工具里面晚上来信息,可能是女朋友想要宵夜了,男朋友想要约电影了,更可怕的是,同事突然甩文件了,领导突然要召唤了。

很多人,都被聊天工具提示音都弄得神经衰弱了,怕的就是这个。

而邮件,随便堆,随便发,反正第二天上班再处理,就没了连环夺命的感觉。

 

第三个层面,是沟通效率问题。

聊天工具承载聊天,轻松自如,一般也不会长篇大论,除非是要写分手感言的时候。

这样轻松的环境必然导致信息密度低,一件事儿,往返发个几条十几条信息搭配五六条语音,很正常。

而邮件,因为正式,所以表述更加完整,事情讲的更清楚。

罗列个起因经过结果,讲清楚一二三四五六,还能套表格插图片,更适合工作上的复杂对接。

表述更完整,也要求表述的时候就想明白。

对于管理者来说,就没办法边聊边完善想法了,那种开两小时会就为了帮领导理思路的场景就消失了。

很多时候咱们的企业管理,都是通过对人力资源的滥用(各种没有意义的会议以及加班),来掩盖战略上的懒惰。

对邮件的忽视往往是从上而下的,正是为了掩盖这样的滥用。

当然,这里还有历史惯性的因素,很多公司从小做到大,早期的聊天思维可以支撑起工作的复杂性,等到体量大了部门林立了对接麻烦了,也不想改。

这就是在工作模式上退化了,至少,是不匹配了。

 

三、对高层的好处

邮件思维的本质是公开化的,有纪录的,甚至大老板有需求可以绕过管理层直接查询,这就破坏掉了信息垄断带来的优势。

而聊天工具是收窄的,可以强化管理层的信息垄断,流水的员工铁打的经理嘛,这种对信息的集中掌控更能加强管理者的权威。

职场里面大家经常有疑问,为什么领导不把话说明白?

因为,不想说明白,不能说明白,不敢说明白。

说明白了,对员工最爽;

不说明白,对领导最爽,也最安全最稳固。

邮件思维,侧重明明白白;

聊天思维,喜欢模模糊糊。

 

其实细看就知道,真正的公司大老板,特别喜欢发公开信,细致打磨后一次写清楚,这就是邮件思维;

而中层和基层管理者,他们的利益不完全对标公司利益,才更青睐可以构建信息护城河的聊天思维。

所以不论面子还是里子,管理者都是讨厌员工用邮件的。

当然,明面上,说的是效率问题。但里子里,其实是职权问题和信息差问题。

 

一名公司高层,面临的盘子更大,领域更多,要思考的事情也更多。如果一味通过聊天来获取信息,效率非常低,而且难以抓住重点。

用聊天来获取信息,效率非常低。很多人在用聊天表达的时候,抓不住重点,绕一大圈也不知道在说什么,非常浪费时间。而通过书写来表达,非常容易剔除无用信息,抓住重点。

用聊天来获取信息,还是要依靠大脑来进行记忆和整理,最终导致记住了小部分,忘记了大部分,或者只注意到自己关注的部分,忽略了很多其他东西。而通过文字来获取信息,可以促使更加全面的信息获取,更方便进行整理、归类、摘录、索引。

所以真正高效的高管,最应该抛弃充斥大量垃圾信息、无用信息、低密度信息的聊天方式来进行管理,而改用集中、高效、精准、打破信息壁垒的邮件方式来进行重要沟通。

当然,也不能完全只依靠一种方式,在邮件、报告、汇报等正式方式之外,也要从聊天、面谈、现场走动、调查统计甚至小道八卦等各种方式途径获取信息,所谓兼听则明。

 

四、总结

邮件对上上下下都好,但之所以在国内很少人用,主要是以下几种原因:

第一是因为习惯原因。不想改变自己的习惯,包括思维习惯、沟通习惯、聊天习惯。但是管理的提升,必然带来改变。如果永远不想改变,那就永远在原地踏步,甚至退步。

第二是因为抗拒学习。邮件的收取、发送、抄送、密送、归类,虽然操作起来非常简单,比用微信还简单,但无论如何简单,都还要学点新东西,哪怕只有3分钟,也要学新东西。而很多人对于学习新东西这件事情极其抗拒,所以导致很多人抗拒使用。

第三是因为抗拒动脑。听说读写,最简单最不费力是听,其次是说,再次是读,最困难是写。书写是最高层次的表达,需要认真、仔细、全盘思考(参考我上篇文章)。很多人非常抗拒动脑子的事情,最喜欢轻松的听和说。但是听说是最低效的沟通,信息密度极低,信息丢失巨大,随着事件的复杂度、时间跨度增加,这种方式完全不能支撑。所以必须进化到读写这个层次,这是必然的趋势。

要想提升自己的职场价值,要想拓展自己的未来道路,要想提升公司的管理水平,要想达成良好的企业治理,邮件这个工具,或者说邮件思维,是优秀个人和企业必备的配置。

 

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