2016年我写了一篇《办公神技》，介绍了一些能够提升效率的好软件。时隔3年，有一些新的技巧，有一些软件有了更好的替代品，为此特意更新此文。希望能帮助大家成倍提高工作效率，节省宝贵时间。
现在办公离不开电脑和手机，但同样是做一件事情，电脑高手的效率比电脑菜鸟的效率可高了不知道多少倍。但是不是所有人都有兴趣和精力去钻研电脑，所以很多人甘于多年都用着最落后、最没效率的办法在工作，哪怕不惜加班加点。
其实很多方法就像魔术，难者不会，会者不难。技巧都很简单，但是带来的效率可是翻倍的提升。
在这里介绍几个我认为非常容易掌握，但是能够帮助大家提升效率的办公技巧。
1、Everything —— 再也不用花时间在找文件上了
每个人的电脑都保存着大量的文档，时间一长东西就乱起来了。为了工作效率，大部分人就在桌面上放一大堆文件方便使用，过段时间再一股脑随便塞到哪里。万一哪天要找，那真是大海捞针。Windows自带的搜索功能实在是太慢了，如果忘记了详细文件名，基本就可以把文档列入失踪行列了。
即便有很好的文档管理习惯，每次打开一个文档都要点“我的电脑”，然后一个个文件夹点进去。工作个几年的，文件夹一多，点的次数就成倍增加，每天都要重复这个动作N次，浪费大量的时间。
Everything 完美解决这个问题！它可以闪电般定位你需要的文件，速度快到难以置信！
它是一款完全免费的软件，界面简洁，体积才5百多K，内存占用可以忽略不计，但功能却非常丰富！最大的优点是近乎变态的速度。其速度不是快，是快到离谱！
你只要在 Everything 的搜索框中输入你想要找的文件名，在你输入的短短的瞬间，你还没来得及按回车键，搜索结果已经呈现在你的面前了！！
只要在文件命名时自己制定一些非常简单的规则，就能随意定位任何想找的文件了。
比如养成一个习惯，每个文件都是“主题-作者-日期”，比如“季度工作总结-胡二狗-20170606.doc”这样，以后只要在Everything中输入“工作总结”，所有写过的工作总结就全都列出来了，只要输入“胡二狗”，所有她编撰的文档就全部列出来了，只要输入“201705”，所有17年5月份编辑的文档就全部列出来了！简直不要太好用！
配合全局快捷键，想要打开什么文件，输入半个文件名就可以打开了，再也不用去找文件了！再也不用打开“我的电脑”再一个个去点文件夹了！我写东西很少用感叹号，你们看看我用了多少感叹号！！！
2、Listary—— 光速定位任何文件
无论何时何地，都可以连按两次 Ctrl 键来启动 Listary ，搜索你的应用和文件。
当搜索词中没有空格的时候，Listary 会将应用程序列在前排；如果只搜索文件，只需键入一个空格即可。
在需要打开文件、保存文件、另存为的时候，为了找到文件所在目录，也许要点击多次文件夹。有了Listary之后，再也不用这样了。在所有的文件操作界面中，Listary工具栏都会出现在最下面，只要直接输入文件夹或文件关键字，就能立刻定位到相应位置，或打开相应文件。
双击资源管理器或桌面上的空白区域 即可弹出 Listary 快捷菜单。
Everything适合列出文件列表，找到想要的文件。而Listary适合快速定位单一的文件、文件夹，在操作当中非常流畅。
这两个工具的组合，基本上消灭了所有找文件、找目录的时间，大大提高了文件操作效率。
3、MindMaster（XMind 替代品）—— 免费版也能输出PDF
思维导图很热门，但是好用的思维导图软件没几个，其实我一直觉得最好的思维导图工具就是纸和笔。
试用过一大圈，XMind 以前很好用，后来越来越臃肿，到发行zen版本之后，以前的版本就几乎彻底被放弃了，逼着人去付费订阅。更何况费用还不低，我觉得很不划算。
后来找到了亿图出的另一款脑图软件，叫 Mind Mater ，在功能、外观、操作习惯上，基本都可以满足大家的需求。
但是 Mind Mater 免费版也不能导出PDF。来来来，本高手教你免费版也能导出PDF：
WIN7以上系统，Office 2007以上版本，以及很多PDF阅读软件比如福昕阅读器之类，安装后都自带PDF打印机。想输出PDF时，只要在xmind中打印文件，选择“Microsoft Print to PDF”或“打印成PDF”，完美输出PDF格式。
说实话，这样打印出来的PDF，比本身导出的PDF还要好用。
4、坚果云 —— 再也不怕丢文件，随时随地可以加班了
上班没处理完的文件，怎么带回家里做？除了扛着个笔记本回家，最简单的就是拿个U盘拷回去了。可是U盘拷来拷去太麻烦，而且每个改动都要重新拷贝，一不小心就弄出不同版本的文件，到时候自己都搞混了哪个才是最新修改的。而且U盘损坏率惊人，一旦U盘坏了，U盘不值钱，文件无价啊！
所以从很多年前开始我就使用云同步软件。在公司处理的文件，每一个改动都会自动即时保存在云端，然后回家或者到网吧都能随时继续公司的进度，甚至在路上也能拿出手机随时调看工作文件。
最早使用谷歌网盘，然后他死了；后来使用金山快盘，然后他死了；后来使用360同步盘，然后他死了。而百度和腾讯的云盘，同步功能不说也罢，实在难堪大任。
最终我选择了坚果云，同步速度快，使用方便，多平台通用，智能增量同步能够节省带宽流量，还不用翻墙。
唯一的缺点就是免费空间少了点，而很多人不愿意付费。但是想想给自己带来的方便和数据安全，一年200块钱而已，实在不算什么。
自从用了坚果云，我不管到哪里都不用再扛着笔记本或者U盘了，手机就是办公桌，随时可以调出文档查阅修改，而且再也不怕电脑坏了，U盘坏了，不怕重装系统，数据非常放心。
5、讯飞语音输入法 —— 让你打字比别人快10倍
用手机办公，我相信大家遇到最大的困难就是输入。电脑有实体键盘，手机上的键盘实在是难用，输入效率简直不能忍受，这也是手机一直难以成为生产力工具的最大阻碍。
其实这个问题早已经有了解决办法，就是语音输入。中文语音的识别准确率早已非常实用了，只可惜一直没有宣传，绝大部分人压根不知道还有这样的黑科技。直到锤子发布会上老罗演示了一段，才让大家惊呼原来语音输入法已经发展到如此地步！其实好多年前就有这样的水准了。
除了工作输入，在生活中也非常实用。好多人喜欢用语音聊微信，殊不知你发的方便，接收的人麻烦：
第一，如果环境比较嘈杂，或者不方便播声音，就没法沟通。
第二，收信息要一次次拿起手机往耳朵边凑，麻烦。
第三，听语言比读文字要慢得多，也费脑子的多。
第四，语音信息不能保存，不能搜索，回头想找某一个信息，只能一个个再播出来听，极度的麻烦。
所以强烈推荐大家用讯飞语音输入法，发信息只要说话，接收信息的直接看到文字，既方便了自己，又方便了别人。
安装这个输入法以后，基本上不用再打字了，识别率真的不是一般的高，足矣应付日常使用。我用这个输入法写稿子，只需要修改一下标点，效率大大的让人满意。除了普通话，粤语之类的方言也是支持的哦！
而且他有一个特别适合装逼的功能，就是自动中文转英文，准确率非常让人满意。日常交流完全可以翻译成地道的英语，用来装逼实在是再好不过了。
6、为知笔记 —— 个人文件管理或者团队协作编辑文档
最早我使用 MyBase 进行知识管理，但是无法联网同步。后来 EverNote 大象笔记非常火爆，但是他最初的版本对中文支持不好，导致我从一开始就抛弃了他。现在据说已经不错了，喜欢的朋友也可以用用看。
我在这里推荐的是为知笔记，这款软件满足了我所有的需求，树状管理、标签管理、索引搜索、多平台同步等功能一个不少，可以把日常积累的知识、资料、随笔都管理得非常好。随时随地可以编辑文档，然后到哪里都可以接着编辑或阅读。
比如在微信里看到一些好的文章或素材，只要发送到为知笔记就能保存下来，回头整理编辑。在路上想起一个什么事情，也可以立刻打开为知笔记记录，到电脑上就可以接着写。
还可以用作团队协作编辑文档，对于小型团队来说特别好用。
7、微软 To Do （滴答清单替代品）—— 最好用的日程软件，事情再多也无压力
把待办工作一条条列出来，可以强迫自己整理思路，极大的减少工作压力。
国内外的 Todo 待办事项类 GTD 应用多不胜数，如奇妙清单、Todoist、Any.Do、2Do、Things、Clear 等。
试用过一大圈，我最后成为了滴答清单的付费用户。
结果用了一年之后，我转向了微软ToDo 。一个字：免费使用，轻便快捷，功能齐全，十分好用。
微软Todo支持 Android、iOS、PC等平台，还提供了很多特色的实用功能，譬如今日事项、多闹钟、团队协作等。
事情一旦列清楚，就不用再费心去记忆，这对于减轻压力、提高效率真的非常有帮助。
8、在线抠图 —— 抠图哪用这么麻烦
之前介绍的是用PowerPoint进行抠图，今年更新在线抠图，就是这个网址：https://www.remove.bg
不过这个网站是专注于人像抠图，其他东西抠图还是要用到PS或者PowerPoint。
打开之后，点击「Select a photo」，或者直接把图片拖进来，就会自动进行抠图。
抠完之后，大部分情况下都是非常完美的：
9、WIN 快捷键 —— 每少点一下鼠标，就是效率的倍增
有没有觉得自己除了打字，基本所有电脑操作都是靠右手完成的？左手就这么闲着，每次都是右手移来移去，工作效率大打折扣。
大家看到 Alt 键旁边的 WINDOWS 键没有？是不是觉得从来没用过？如果完全没用，为什么全世界的 WINDOWS 键盘都要配这个键？它除了打开开始菜单之外，还有很多快捷功能：
快速回到桌面：想要回到桌面，用鼠标一个个点最小化，好麻烦。只要按一下 WIN + D 键，立刻就显示出桌面了，简直好神奇有木有？
打开资源管理器： WIN + E 键就可以了；
打开一个程序： WIN + S 键，然后输入程序名字，立刻就出来了有木有？
锁定电脑： WIN + L 键搞定；
还有好多组合键，可以慢慢去摸索。记住，左右开弓才是高手的象征！
10、Inpaint——一键去掉讨厌的水印
使用 Inpaint 可以轻松去除图片上的水印。如果你的图片中有一些你不满意的瑕疵，你不必动用庞大PS来兴师动众处理，只需使用Inpaint就可轻松搞定。
你只需用它的“魔术笔”涂抹照片中想要消除的对象，然后点击「处理图像」按钮即可神奇地让它完美消失。
它可以轻松地将图片中你觉得碍眼的任何物体变走，让您轻松摆脱照片上的水印、划痕、污渍、标志！
处理之前是这样的：
涂抹一下不想要的部分，点一下执行按钮，就变成这样了：
神奇吧，哈哈哈。
以上内容，只是我个人临时想到的一些好学易用的一些技巧。提升我们办公效率的办法还有很多很多。以后如果有机会，我们继续分享其他的技巧。
如果你在办公应用上有什么疑问，欢迎给我留言，我会尽可能为大家提供解决建议。
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